Sie sitzen vor einer endlosen Excel-Liste, wollen eine neue Zeile einfügen, und automatisch greift Ihre Hand zur Maus. Rechtsklick, „Zellen einfügen“, Enter. Wiederholen Sie das 20-mal an einem Arbeitstag, vergeuden Sie jede Woche mehrere Minuten für nichts anderes als einen simplen Befehl. Dabei geht es viel schneller, mit einer Tastenkombination, die in jeder Excel-Version funktioniert und sich lohnt, wenn Sie nicht nur gelegentlich mit Tabellen arbeiten.

Die schnellste Methode: Strg + +

Kein Kontextmenü, kein Mausklick. Wenn Sie die Hände auf der Tastatur lassen, spart das im Alltag spürbar Zeit. Die Abkürzung Strg und Plus (meist die Taste rechts neben der 0 oder auf dem Ziffernblock) fügt eine Zeile oberhalb der aktuell markierten Zelle ein. Klingt einfach, und ist es auch, wenn Sie zwei Dinge beachten.

So markieren Sie die richtige Zeile

Die neue Zeile entsteht immer über der Auswahl. Möchten Sie also unterhalb von Zeile 10 eine Leerzeile einbauen, klicken Sie auf die Zeilennummer 11 (die ganze Zeile wird markiert) und drücken dann Strg + +. Excel schiebt Zeile 11 und alles darunter nach unten, die alte Zeile 11 wird zur Zeile 12. Markieren Sie stattdessen nur eine Zelle in Zeile 11, fügt Excel die Zeile ebenfalls oberhalb ein, aber die umliegenden Zellen der neuen Zeile bleiben erhalten, praktisch, wenn Sie eine Teilzeile einfügen wollen.

Wenn die Plus-Taste nicht reagiert

Das Problem tritt häufig auf, wenn Sie die Plus-Taste auf dem deutschen Tastaturlayout verwenden: Das Pluszeichen über dem Sternchen (neben der Rücktaste) braucht die Shift-Taste, also Strg + Shift + Plus gleichzeitig. Auf der numerischen Tastatur reicht Strg + Plus ohne Shift. Falls gar nichts passiert, prüfen Sie, ob in den Excel-Optionen die Tastenkombinationen aktiv sind, unter „Erweitert“ > „Lotus-Kompatibilität“ kann eine alte Einstellung sie blockieren.

Zeile einfügen per Rechtsklick: Der Klassiker für Gelegenheitsnutzer

Der Rechtsklick funktioniert genauso. Klick auf die Zeilennummer, rechte Maustaste, „Zellen einfügen“, im Dialogfenster „Ganze Zeile“ wählen, OK. Dort können Sie auch gleich „Zellen nach unten verschieben“ oder „Ganze Spalte“ auswählen. Für den gelegentlichen Gebrauch reicht das völlig.

Mehrere Zeilen auf einmal einfügen

Die Tastenkombination skaliert mit. Markieren Sie mehrere Zeilen, zum Beispiel die Zeilen 10 bis 12 mit gedrückter Shift-Taste, und drücken Sie Strg + +, fügt Excel genauso viele neue Zeilen oberhalb der Auswahl ein. Drei Zeilen werden zu sechs, und der Ablauf unterbricht nicht für jede einzelne Aktion. Das gilt ebenso für den Rechtsklick: Markieren Sie drei Zeilen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Auswahl, und Excel bietet an, drei Zeilen einzufügen.

Praktisch, wenn Sie regelmäßig Datenblöcke trennen müssen. Statt fünfmal eine Zeile einzufügen, wählen Sie fünf Zeilen auf einmal und lösen den Vorgang in einem Zug aus.

Was beim Einfügen mit der Formatierung passiert

Excel übernimmt standardmäßig die Formatierung der Zeile oberhalb des Einfügepunkts. Das ist meist genau das, was Sie wollen, die neue Zeile hat dieselbe Rahmenlinie, Schriftart und Hintergrundfarbe. Manchmal aber auch nicht: Wenn oberhalb eine Summenzeile mit Fettdruck liegt, bekommt jede neue Zeile diesen Fettdruck und reißt die optische Hierarchie der Tabelle auseinander. Abhilfe schafft das kleine Pinsel-Symbol, das nach dem Einfügen rechts unten erscheint. Klicken Sie darauf und wählen Sie „Formatierung der darunterliegenden Zelle übernehmen“, damit sieht die neue Zeile aus wie die Zeile darunter, nicht wie die darüber.

Verbundene Zellen, der größte Stolperstein

Haben Sie in Ihrer Tabelle verbundene Zellen (z. B. eine Titelzeile über mehrere Spalten), kann das Einfügen einer Zeile innerhalb dieses Bereichs zu lustigen, oder eher ärgerlichen, Umbrüchen führen. Excel versucht dann, die Verbundstruktur zu erhalten, und schiebt meist alles durcheinander. Unsere Empfehlung: Vermeiden Sie verbundene Zellen in Bereichen, in denen Sie häufig Zeilen einfügen, oder heben Sie die Verbindung kurz auf, fügen die Zeile ein und stellen die Verbindung wieder her. Ja, das kostet fünf Sekunden extra. Aber es spart Ihnen eine halbe Stunde Fluchen, wenn die Tabelle plötzlich nicht mehr druckbar aussieht.

Zeile einfügen in Excel Online, auf dem Mac und in älteren Versionen

Das Prinzip bleibt überall gleich, nur die Tastenkürzel unterscheiden sich minimal.

  • Excel Online (im Browser): Strg + + funktioniert nicht, stattdessen klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeilennummer und wählen „Zeile einfügen“. Bei großen Arbeitsmappen kann das Einfügen im Browser kurz ruckeln.
  • Excel für Mac: Cmd + +, gleiches Verhalten, Zeile oberhalb der Markierung.
  • Ältere Excel-Versionen (2010, 2013): Auch hier ist Strg + + fest eingebaut. In sehr alten Versionen (vor Office 2007) kann die Kombination abweichen, dann kommen Sie über das Menü „Einfügen“ > „Zellen“ ans Ziel. Dass Sie heute noch vor Excel 2003 sitzen, ist allerdings unwahrscheinlich.

Wenn das Einfügen einfach nicht klappt: die häufigsten Blockaden

Manchmal drücken Sie Strg + + und nichts passiert, oder Excel spuckt eine kryptische Meldung aus. In den meisten Fällen steckt eine dieser vier Ursachen dahinter:

  1. Blattschutz: Das Arbeitsblatt ist geschützt und erlaubt das Einfügen von Zeilen nicht. Überprüfen Sie unter „Überprüfen“ > „Blattschutz aufheben“, vorausgesetzt, Sie kennen das Kennwort.
  2. Markierte Zellen außerhalb des Tabellenbereichs: Wenn Sie versehentlich eine Zelle in einer leeren Spalte weit außen ausgewählt haben, versucht Excel, die gesamte Arbeitsblatt-Zeile zu erweitern, und verweigert das möglicherweise bei sehr großen Dateien. Markieren Sie immer eindeutig die Zeilennummer.
  3. Schreibgeschützte Datei: Öffnen Sie die Datei im Bearbeitungsmodus (oben der Button „Bearbeiten aktivieren“), sonst ist Einfügen gesperrt.
  4. Tastaturlayout falsch interpretiert: Einige USB-Tastaturen melden ein anderes Layout. Testen Sie alternativ die Kombination mit Shift (Strg + Shift + Plus) oder drücken Sie die Plus-Taste auf dem Nummernblock, falls vorhanden.

Diese Fehler passieren jedem einmal, auch den Kollegen, die seit zehn Jahren täglich mit Excel arbeiten.

Kleiner Exkurs: Zeilen einfügen in anderen Office-Programmen

Dieselbe Tastenkombination bedeutet in anderen Office-Programmen etwas völlig anderes. In PowerPoint erzeugt Strg + + eine neue Folie, keine Tabellenzeile. In Word fügt sie einen Zeilenwechsel im Formeleditor oder ein Sonderzeichen ein. Wer schnell zwischen den Programmen wechselt, produziert damit gern zwanzig leere Folien, wo eine Zeile hin sollte.

Fragen rund um Zeilen einfügen in Excel

Kann ich in Excel eine Zeile unterhalb der aktuellen einfügen, statt oberhalb?

Nicht mit der Standard-Tastenkombination. Sie können aber die Zeile darunter auswählen und dann Strg + + drücken, effektiv fügt das eine Zeile unterhalb Ihrer aktuellen Position ein. Wer es noch bequemer mag, markiert die Zeile, drückt Strg + Shift + Plus (falls vorhanden) und weist dem Befehl ein Makro zu. Ein eingebautes „Zeile darunter einfügen“ gibt es leider nicht.

Funktioniert Strg + + auch in Google Tabellen?

Ja, in Google Tabellen fügt Strg + + (bzw. Cmd + + auf dem Mac) ebenfalls eine Zeile oberhalb ein. Die Bedienung ist nahezu identisch, auch das Dialogfenster nach Rechtsklick sieht ähnlich aus. Lediglich die Option, mehrere Zeilen auf einmal einzufügen, setzt voraus, dass Sie die gewünschte Anzahl Zeilen markieren, genau wie bei Excel. Falls Sie zwischen beiden Programmen hin- und herspringen, müssen Sie sich nicht umgewöhnen.

Ändert sich die Formel-Funktion, wenn ich eine Zeile in der Mitte einer Tabelle einfüge?

Dynamische Bezüge passen sich an. Wenn Sie eine Zeile innerhalb eines Formelbereichs einfügen, verschiebt Excel die Bezüge automatisch. Wenn Sie zum Beispiel in A1 den Wert 10 haben, in A2 den Wert 20 und in B1 =A1+A2 steht, dann wird nach Einfügen einer Zeile zwischen 1 und 2 aus =A1+A3 (weil A2 nach unten gewandert ist). Das ist gewollt und praktisch. Verwenden Sie absolute Bezüge (z. B. $A$1), bleiben diese fixiert, was auch so sein soll. Eine Gefahr lauert bei Namen oder indirekten Bezügen: Dann kann das Einfügen zu #BEZUG!-Fehlern führen, wenn der Name den verschobenen Bereich nicht mehr findet. In solchen komplexeren Fällen hilft ein Blick in den Namensmanager.

Welche Auswirkung hat das Einfügen auf Diagramme, die auf die Tabelle verweisen?

Diagramme in Excel beziehen sich normalerweise auf einen Datenbereich. Wenn Sie oberhalb oder innerhalb einer Datenreihe eine Zeile einfügen und der Diagrammbereich nicht fixiert ist, erweitert Excel den Bereich automatisch mit der neuen Zeile, das Diagramm zeigt dann die geänderten Daten an. Fügen Sie eine Zeile am Ende des Bereichs ein, müssen Sie den Diagrammbereich manuell anpassen, falls die neue Zeile nicht automatisch übernommen wird. Das ist eine ständige Quelle für Verwirrung, weil Excel sich mal schlau anstellt und mal nicht.

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