Ein PDF mit allen Excel-Formeln, schön ausgedruckt neben dem Bildschirm. Klingt nach dem perfekten Spickzettel. In der Praxis ist es das selten. Wer schon einmal eine 40-seitige Formelsammlung im PDF-Viewer durchsucht hat, weiß: Nach der dritten Scrollorgie gibt man auf und googelt die gesuchte Funktion doch wieder direkt.
Die eingebaute Formelübersicht, die Sie vermutlich ignorieren
Bevor Sie nach einem PDF suchen, lohnt sich ein Blick in das, was direkt vor Ihnen liegt. Excel besitzt eine vollständige Liste aller Funktionen, sortiert nach Themengebieten wie Logik, Text, Datum & Zeit, Nachschlagen und Verweisen oder Mathematik. Sie erreichen sie über das Symbol Funktion einfügen links in der Bearbeitungsleiste oder noch schneller mit Umschalt + F3.
Der entscheidende Vorteil gegenüber einem PDF: Sie sehen nicht nur den Namen und eine Kurzbeschreibung, sondern können direkt in der Dialogbox mit eigenen Werten testen, was eine Formel zurückgibt. Das Argument-Fenster zeigt außerdem in Echtzeit, ob ein Parameter falsch belegt ist. Kein gedrucktes Blatt der Welt kann das leisten.
Wenn Sie dann noch im oberen Eingabefeld ein Stichwort wie „Runden“ oder „Kalenderwoche“ eintragen, filtert Excel live die Treffer. Das geht schneller als jede Suchfunktion in einem PDF-Reader. Und anders als ein statisches Dokument berücksichtigt diese Ansicht automatisch die Funktionen, die in Ihrer Excel-Version tatsächlich vorhanden sind. Gerade bei älteren Firmeninstallationen oder unterschiedlichen Microsoft-365-Ständen ein unterschätzter Punkt.
Diese 20 Formeln brauchen Sie wirklich
Eine PDF-Liste mit 500 Funktionen suggeriert Vollständigkeit, überfordert aber eher. Die meisten von uns nutzen im Alltag vielleicht zwei Dutzend Formeln regelmäßig. Hier sind sie, in fünf Kategorien.
Logikfunktionen
WENN, UND, ODER und WENNFEHLER gehören in fast jede ernsthafte Tabelle. Mit WENN prüfen Sie eine Bedingung und legen zwei mögliche Ergebnisse fest, etwa: Wenn der Lagerbestand unter 10 fällt, dann „nachbestellen“, sonst „ok“. UND und ODER verknüpfen mehrere Bedingungen, WENNFEHLER fängt Fehlermeldungen ab, bevor sie die ganze Auswertung unbrauchbar machen.
Textfunktionen
VERKETTEN (oder TEXTKETTE in neueren Versionen), LINKS, RECHTS, GLÄTTEN und LÄNGE. Wer regelmäßig Adresslisten oder Produktdaten aus Fremdsystemen bereinigt, kommt ohne diese Gruppe kaum aus. GLÄTTEN entfernt überflüssige Leerzeichen, die SVERWEISE lahmlegen, LINKS schneidet die ersten n Zeichen aus einem String. Für den schnellen Teil eines Texts ohne manuelles Ausprobieren ein echter Alltagshelfer.
Datum und Zeit
HEUTE, JETZT, WOCHENTAG, KALENDERWOCHE und DATEDIF. Gerade WOCHENTAG und KALENDERWOCHE tauchen bei uns in vielen Leserfragen auf. Ein konkretes Beispiel: Aus einem Datum in Zelle A2 ermitteln Sie den Wochentag mit =WOCHENTAG(A2;2). Wie Sie den Wochentag automatisch aus einem Datum ziehen, erklären wir hier Schritt für Schritt. Ähnlich nützlich: Die Kalenderwoche direkt aus einem Datum berechnen, inklusive der Fallstricke bei Jahreswechseln.
SVERWEIS und seine moderne Alternative XVERWEIS
Der Klassiker, der in keinem Excel-Kurs fehlt. SVERWEIS sucht einen Wert in der linken Spalte einer Tabelle und gibt den zugehörigen Wert aus einer anderen Spalte zurück. Die Einschränkung: Er funktioniert nur von links nach rechts, und die Suchspalte muss immer die erste sein. XVERWEIS (seit Excel 2021 und in Microsoft 365) löst diese Limitierung auf und ist oft schneller. Wenn Sie noch mit SVERWEIS arbeiten, lohnt sich der Umstieg fast immer.
Rechnen und Zählen mit Bedingungen
SUMMEWENN, ZÄHLENWENN und MITTELWERTWENN filtern nicht nur, sondern aggregieren im selben Schritt. Sie wollen alle Umsätze addieren, die auf das Produkt „Griff H7“ entfallen? SUMMEWENN erledigt das mit zwei Argumenten. ZÄHLENWENN ist die erste Wahl, sobald Sie wissen müssen, wie viele Zeilen eine bestimmte Eigenschaft aufweisen, etwa alle Rechnungen, die überfällig sind.
Syntax merken müssen Sie nicht
Wer ständig durch ein PDF blättert, glaubt schnell, er müsse sich die genaue Reihenfolge von Semikolons und Klammern einprägen. Ein Irrglaube. Sobald Sie in der Bearbeitungsleiste =WENN( eintippen, zeigt Excel ein kleines Tooltip-Fenster mit der Argumentstruktur an. Fett markiert ist jeweils das Argument, das gerade dran ist. Sie sehen live, ob Excel eine Zahl, einen Text oder eine Zellreferenz erwartet.
Noch bequemer: In neueren Versionen fahren Sie mit dem Mauszeiger über einen Funktionsnamen und bekommen eine Kurzerklärung samt Link zur Microsoft-Hilfe. Niemand muss heute noch alle Parameter im Kopf haben.
So bauen Sie sich Ihre eigene, brauchbare Formelsammlung
Was aber, wenn Sie wirklich ein persönliches Nachschlagewerk wollen, das Sie auch ohne Internetverbindung griffbereit haben? Dann legen Sie sich kein generisches PDF zu, sondern eine eigene Excel-Arbeitsmappe mit echten Beispieldaten und deutlichen Anmerkungen.
Erstellen Sie ein Blatt pro Kategorie, etwa „Logik“, „Text“ und „Datum“. Tragen Sie in jede Zeile eine konkrete Aufgabenstellung ein, daneben die passende Formel und eine kurze Notiz, warum sie so aufgebaut ist. Wenn Sie dann sechs Monate später vor einer ähnlichen Herausforderung stehen, öffnen Sie Ihre Mappe und haben nicht nur die trockene Syntax, sondern gleich das funktionierende Muster vor Augen. Zusatznutzen: Sie trainieren beim Aufbau ganz nebenbei das Lesen und Anpassen von Formeln, was Ihnen im Alltag mehr bringt als das Auswendiglernen von 400 Zeilen im PDF.
Zusätzlich können Sie in einer zweiten Tabelle eine kleine Liste mit den 10 bis 15 Funktionen pflegen, die Sie am häufigsten brauchen. Ein Doppelklick auf einen Eintrag öffnet den Formel-Assistenten. So verbinden Sie das Beste aus beiden Welten: die persönliche Sammlung und die Excel-eigene Intelligenz.
Wenn Sie trotzdem ein PDF wollen: das sollten Sie beachten
Es gibt Situationen, in denen eine externe Übersicht ihre Berechtigung hat, etwa wenn Sie eine Schulung vorbereiten oder jemandem ohne Excel-Zugang einen Schnellüberblick geben wollen. Dann ist aber nicht jedes PDF gleich gut. Achten Sie auf drei Dinge: Enthält es kurze, nachvollziehbare Beispiele und nicht nur Syntax? Ist es nach Kategorien geordnet in einer Struktur, die Sie auch im Arbeitsalltag wiederfinden? Und vor allem: Wurde es für Ihre Excel-Version erstellt? Eine Liste mit SVERWEIS, aber ohne XVERWEIS ist 2027 schlicht veraltet.
Übrigens: Wie Sie Excel-Formeln im Arbeitsblatt sichtbar machen, statt nur das Ergebnis zu sehen, haben wir in einem eigenen Beitrag beschrieben. Das hilft besonders, wenn Sie fremde Tabellen nachvollziehen müssen.
Die gewonnene Zeit stecken Sie besser in Dropdowns und Sortierfunktionen
Bleibt mehr Luft für Excel-Features, die Ihre Tabellen robuster machen. Zwei, die unsere Leser besonders häufig kombinieren: Dropdown-Menüs, mit denen Sie Eingabefehler minimieren, und das schnelle Sortieren einer ganzen Datenspalte, ohne die Nachbarspalten zu zerreißen.
Fragen, die zum Thema immer wieder auftauchen
Gibt es ein offizielles PDF von Microsoft mit allen Excel-Formeln?
Nein, Microsoft stellt kein einzelnes PDF zum Herunterladen bereit. Die offizielle Funktionsreferenz finden Sie nur auf der Support-Website und natürlich direkt in Excel über den Funktionsassistenten. Dort ist sie auch immer aktuell, anders als ein einmal exportiertes PDF, das nach dem nächsten Update veraltet.
Kann man die Excel-Formelliste trotzdem ausdrucken?
Technisch ja, aber nicht mit Bordmitteln über einen simplen Export. Sie müssten sie manuell zusammenstellen oder per VBA auslesen. Der Aufwand steht in keinem Verhältnis zum Nutzen, denn die gedruckte Version kann nicht in Ihre Arbeitsmappe eingreifen und ist nach wenigen Monaten nicht mehr vollständig.
Welche Excel-Version brauche ich, damit der Formel-Assistent alle genannten Funktionen anzeigt?
Den Formel-Assistenten gibt es schon seit Excel 2007. Die moderneren Funktionen wie XVERWEIS sind allerdings erst ab Excel 2021 und in Microsoft 365 enthalten. In älteren Unternehmensinstallationen sollten Sie prüfen, ob Updates eingespielt wurden.
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